Todo lo que necesita saber sobre las hojas de intervención, desde su creación hasta su uso.

Definición

Una ficha técnica de mantenimineto es un documento normalizado utilizado para registrar toda la información relativa a una intervención técnica o un servicio prestado. Esta hoja puede ser delivrada en formato papel o en formato digital (como un PDF), y se utiliza generalmente para supervisar y planificar diversos tipos de actividad. Estas actividades pueden incluir, entre otras, tareas de mantenimiento, resolución de problemas, ayuda a domicilio o cualquier otra forma de servicio técnico o profesional. La fi contiene datos como la fecha del trabajo realizado, el nombre del técnico responsable, una descripción de la tarea o del problema resuelto, los materiales utilizados, la duración de la intervención y cualquier otra información importante. Sirve tanto de medio de comunicación entre las distintas partes implicadas (como el técnico, el cliente y la dirección) como de documento de control y registro del historial de intervenciones.

El objetivo principal de una hoja de intervención es documentar de forma detallada y estructurada todas las acciones e informaciones asociadas a una intervención técnica o servicio prestado. Aquí están algunos objetivos específicos para los cuales se suelen utilizar estas fichas:

• Trazabilidad y calidad del servicio : La hoja permite hacer un seguimiento exacto de lo que se ha hecho, quién lo ha hecho, cuándo y cómo. Esto ayuda a mantener un alto nivel de calidad del servicio y garantiza que todas las etapas de la intervención se han llevado a cabo de acuerdo con las normas y expectativas.
• Comunicación : Sirve de punto de referencia para las comunicaciones entre las distintas partes interesadas, como técnicos, dirección general, y clientes. Así se garantiza que todos estén de acuerdo con las expectativas y los resultados de la intervención.
• Planificación y gestión de recursos : Las fichas de intervención pueden ayudar a planificar futuros trabajos mencionando datos sobre las necesidades de material, el tiempo necesario para completar determinadas tareas, etc. Este tipo de información es crucial para una gestión eficaz de los recursos y el tiempo.
• Historial y archivo : Llevar un registro de las intervenciones anteriores puede ser muy útil para evitar problemas futuros o por motivos legales. El historial de archivos puede permite poner de relieve cosas recurrentes como problemas que requieren una atención especial en el proceso interno de la empresa.
• Facturación y transparencia : En algunos casos, la hoja de intervención puede servir de base para facturar los servicios prestados. Proporciona un registro detallado del trabajo realizado, lo que puede ayudar a justificar los costes y ofrecer total transparencia al cliente.

Los reportes de intervención se utilizan en diversos oficios y sectores relacionados con el trabajo técnico, el mantenimiento, las reparaciones o la ayuda a domicilio. Indicamos aquí algunos ejemplos de profesiones y ámbitos en los que suelen utilizarse estas hojas:

• Mantenimiento industrial : En el sector industrial, los técnicos de mantenimiento utilizan reportes de intervención para llevar un registro de las reparaciones, inspecciones y mantenimiento preventivo de equipos y máquinas.
• Servicio IT : Los especialistas para problemas informáticos y los administradores de redes utilizan estas hojas para registrar los detalles de los problemas encontrados y las soluciones halladas, desde la simple depuración hasta la configuración de redes complejas.
• Ayuda a domicilio : Los profesionales de la atención domiciliaria, como auxiliares de ayuda a domicilio, pueden utilizar dichas hojas para registrar los servicios prestados durante sus visitas, ya sea para atención médica o tareas domésticas.
• Aire acondicionado y calefacción : Los técnicos que instalan o reparan sistemas de aire acondicionado y calefacción utilizan estas hojas para anotar las especificaciones del sistema, las piezas sustituidas y otros detalles relevantes.
• Fontanería : En el sector de la fontanería, estas hojas pueden utilizarse para llevar un registro de las reparaciones, las instalaciones y el mantenimiento periódico.
• Obras Públicas : Los ingenieros y técnicos de obras públicas también pueden utilizar estas fichas para documentar los detalles de sus proyectos, como la reparación de carreteras o la instalación de infraestructuras públicas.
• Electricidad : Los electricistas utilizan estas hojas para registrar información sobre instalaciones y reparaciones eléctricas, incluidas las especificaciones de los circuitos, los materiales utilizados y las pruebas realizadas.
• Salud : En el sector sanitario, los técnicos responsables del mantenimiento de equipos médicos utilizan hojas deintervención para llevar un registro del mantenimiento y las reparaciones realizadas en equipos como escáneres, máquinas de rayos X, etc.

Estos ejemplos no son exhaustivos, y los reportes de intervención pueden adaptarse a muchas otras profesiones y sectores en los que es importante hacer un seguimiento de las tareas, mantener la trazabilidad y garantizar una alta calidad de servicio.

Existen varias herramientas y software que pueden utilizarse para crear fichas de intervención y mantener así un historial, estructurando los distintos trabajos realizados, entre los que se incluyen los siguientes:

• Software especializado en gestión de intervenciones

  PlanningPME es una herramienta de planificación flexible que no sólo facilita la creación y gestión de fichas de intervención, sino también la conservación de todo el historial. Permite un alto grado de personalización, lo que facilita su adaptación a distintas profesiones y sectores. También facilita la planificación de recursos y equipos, y ofrece una visión clara y del calendario de todas las intervenciones.

• Gestores de mantenimiento asistidos por ordenador (GMAO)

  Este software es especialmente útil en industrias en las que el mantenimiento y las intervenciones técnicas son regulares y requieren un seguimiento meticuloso.

• Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

  Algunos CRM ofrecen funciones que permiten crear y controlar reportes de intervención, lo que proporciona un seguimiento eficaz y estructurado de los clientes.

• Office suite (como Microsoft Office)

  Los programas informáticos como Excel o Access pueden configurarse para crear y almacenar fichas de trabajo, aunque estas soluciones suelen estar menos optimizadas para la gestión de trabajos que los programas informáticos específicos como PlanningPME.

• Plataformas Cloud y soluciones colaborativas en línea

  Estas herramientas permiten la colaboración en tiempo real y el acceso remoto a los informes de incidentes, lo que facilita su gestión a equipos geográficamente dispersos.

Cada herramienta tiene sus propias ventajas, y la decisión dependerá de varios factores, como el presupuesto, las particularidades de la empresa y el volumen de trabajo que hay que gestionar. Un software como PlanningPME ofrece una solución completa que puede personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa, facilitando la creación de fichas de intervención y manteniendo un historial estructurado de los trabajos realizados.