Gestión de salas
Gestione sin esfuerzo la ocupación de salas y encuentre fácilmente espacios disponibles para sus reuniones, cursos de formación y otros eventos utilizando nuestro software de planificación de salas.
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Optimizar la planificación de la reserva de salas permite garantizar el uso eficaz de los espacios de reunión en una empresa. Un programa de ocupación de salas de reuniones bien organizado maximiza la disponibilidad y minimiza los conflictos de planificación. Para facilitar esta gestión, es importante crear una planificación compartida de salas de reuniones accesible a todos los equipos en tiempo real. Esto simplifica la gestión de la planificación de salas al permitir a los empleados planificar fácilmente reuniones, conferencias, talleres, clases u otros eventos y garantizar que el equipo necesario esté disponible, mejorando así la colaboración y la productividad.
¿Cómo mejorar la gestión de las salas con PlanningPME?
Filtros
Recursos humanos y / o materiales
Correo electrónico y notificaciones
Tareas periódicas o recurrentes
Derechos de acceso de los usuarios
Administe todos los tipos de salas y equipos asociados
Gestione la asignación de salas para reuniones, formaciones o seminarios. Se puede planificar la ocupación de las salas con pocos clics y con arreglo a criterios previamente definidos (equipos presentes en la sala, la capacidad, el tipo de sala). Con PlanningPME, prever una formación o encontrar una sala al último minuto se hace un juego de niño.
Con una planificación compartida, podrá gestionar eficazmente la disponibilidad de las salas y organizar sus citas en función de sus turnos y horarios. La planificación en línea de PlanningPME le permite visualizar la tasa de ocupación en tiempo real y comprobar la capacidad de cada sala de conferencias. Con una mejor coordinación, puede programar sesiones de limpieza entre las reservas, garantizando un entorno impecable para cada evento. Esto facilita la organización y garantiza que todas las salas satisfagan las necesidades de sus reuniones, sesiones de formación y seminarios.
Consulte la planificación donde quiera que esté
Si dispone de unos recursos materiales (máquinas especiales, material de medida, salas, proyectores, pizarras electrónicas, etc) que deben ser compartidos entre diversos grupos de trabajo, podrá hacer una gestión centralizada de las reservas de salas y conocerá además el grado de utilización de dichos recursos de forma global o por cada grupo.
Varios tipos de vistas del calendario existen lo que le permite tener una visión muy detallada o al contrario tener une visión global de la ocupación de las salas. En cualquier momento se puede por ejemplo crear, modificar o eliminar una reserva. Si existe un conflicto al planificar un evento, PlanningPME lo indica inmediatamente como por ejemplo si una sala o una persona no está disponible en el momento deseado.
Con la función de los filtros, puede filtrar los datos en la pantalla para mostrar sólo las reservas relacionadas con un cliente, o un tipo de reserva como un seminario por ejemplo. En cuanto al historial, todos los eventos se guardan en el calendario para poder acceder al detalle de las reservaciones previas para un cliente o una sala, si es necesario.
Ellos confían en nosotros
Nuestra empresa está activa en la formación continua y profesional; gestionamos aproximadamente 80 colaboradores-interventores y 15 aulas de clases con PlanningPME. Asimismo, intervenimos en los sitios web de nuestros clientes y hemos encontrado con PlanningPME una buena manera de administrar nuestras intervenciones. Después de varios meses de búsqueda, elegimos PlanningPME porque respondía a la mayoría de nuestras necesidades y correspondía a la inversión moderada prevista. Queremos dar fe de la excelente adecuación del software a nuestras necesidades. La instalación resultó muy sencilla y el software cumple perfectamente con nuestras expectativas.
Association Bâtiment IV
Federación Abreu
FAQ
He aquí los 5 pasos para crear una planificación de reserva de salas:
- Elija una herramienta de planificación en línea : Elija un sistema de reservas en línea o un software de gestión desalas que permita a los usuarios ver la disponibilidad en tiempo real y hacer reservas fácilmente.
- Guardar las salas y sus especificidades : Documente cada sala de reuniones con sus capacidades, el equipo disponible y cualquier otra especificación relevante.
- Definir los tipos de reservas : Establezca categorías de reserva, como reuniones internas, sesiones de formación o presentaciones, para organizar mejor el uso de las salas.
- Crear usuarios : Añada a todos los empleados al sistema de reservas, asignándoles los derechos necesarios para reservar salas.
- Publicar la planificación en una pantalla : Muestre la planificación de las salas de reuniones en una pantalla ubicada en una zona común para una visibilidad inmediata.
He aquí los 6 pasos para hacer una planificación de salas:
- Evaluar las necesidades : Identifique los periodos de máxima demanda y las necesidades específicas de cada equipo o usuario para optimizar el uso de la sala de reuniones.
- Elija un programa de gestión : Utilice una herramienta de reservas como Excel, Google Calendar, Outlook o una aplicación de reserva de salas.
- Definir las normas de reserva : Establezca normas claras para las reservas, como la duración máxima de las reuniones, las prioridades de uso y los periodos de preaviso de las reservas para garantizar un uso justo.
- Crear franjas horarias : Defina las franjas horarias disponibles para la reserva en función de las horas de trabajo y los periodos punta, garantizando así una distribución equilibrada de la disponibilidad.
- Comunicar los procedimientos : Informe a todos los usuarios sobre los procedimientos de reserva, incluyendo cómo reservar, modificar o cancelar una reserva, para garantizar un entendimiento común y evitar conflictos.
- Supervisar y ajustar : Supervisar el uso de la sala y ajustar las franjas horarias o los procedimientos de reserva en función de las necesidades y las opiniones de los usuarios, con el fin de mantener una gestión eficaz y adecuada.
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