Notificación de eventos

Notificaciones automáticas (correo electrónico y SMS)

Gracias a las notificaciones, manténgase informado en todo momento de las nuevas tareas o solicitudes de vacaciones en el planning.
En la versión Premium de PlanningPME Web Access, es posible configurar el envío de notificaciones automáticas por correo electrónico y/o SMS a los usuarios, a los recursos y/o a los clientes según filtros y acciones definidos.

Las notificaciones están incluidas en la versión "Premium" de PlanningPME Web Access. Al elegir la versión "Premium", un menú "Notificaciones" aparecerá en el menú Datos. Si desea beneficiarse de esta funcionalidad, no dude en contactarnos para cambiar su fórmula de suscripción.

Para ayudarle en la creación de sus notificaciones automáticas, siga las etapas descritas a continuación. Primeramente, vaya al menú Datos -> Notificaciones y a continuación haga clic en "Añadir" para crear una notificación.

Descripción de los campos disponibles

Nombre indiquela etiqueta de su notificación
Evento : elija si su notificación afecta a eventos del tipo "Tarea" o "Indisponibilidad".
Filtros: elija los filtros a aplicar para esta notificación entre las siguientes opciones:

• La etiqueta : ¿la notificación se activa para todos los textos de eventos o solo para algunas?
• Recursos: ¿cuáles son los recursos afectados?
• Servicios: ¿cuáles son los servicios afectados por la notificación?

Acciones : para cada acción, puede elegir el momento, el tipo de acción y el tipo de objetivo

• Cuando... : elija, en la siguiente lista, en qué momento se envía la notificación:
  Cuando la categoría se vuelve...
  Cuando el estado se vuelve...
  Cuando el evento es creado
  Cuando el evento es modificado
  Cuando el evento es creado o modificado
• Tipo de acción : elija entre las siguientes acciones: Enviar por correo electrónico o Enviar por SMS
• Tipo de objetivos : según el tipo de acción elegida, las notificaciones se enviarán a uno o varios usuarios a elegir, o bien a los recursos o clientes vinculados al evento.
  

Requisitos previos

Para que sus diferentes objetivos (usuario, recurso y cliente) puedan recibir un correo electrónico, es imprescindible rellenar el campo de correo electrónico en las correspondientes fichas de usuario, recurso y cliente. Asegúrese de comprobar que estos datos se han introducido correctamente.

Campos enviados

Estos son los campos enviados de forma predeterminada:

• Fecha
• Texto de la tarea o de la indisponibilidad
• Estado de la tarea o de la indisponibilidad
• El nombre de los recursos afectados
• Botón "Ver evento" : este botón aparece en el correo electrónico únicamente si el objetivo es un usuario o un recurso del planning. Al hacer clic en este botón, si usted es un usuario de la planificación registrado, el evento se abrirá directamente en el planning, en la fecha afectada. Si el objetivo es un cliente, este botón no aparecerá en el correo electrónico automático.

¿Desea personalizar el modelo enviado por correo electrónico? Es posible; no dude en contactarnos para obtener un presupuesto.

Requisitos previos

El campo "teléfono móvil" de los diferentes objetivos (recurso y cliente) debe indicarse según el formato internacional (con el prefijo del país) en las pantallas correspondientes para que puedan recibir un SMS.

Envío mediante Amazon Web Services

El envío de SMS se realiza a través de Amazon Web Services, por lo que primero debes abrir una cuenta AWS. Una vez creada su cuenta, configurar el Servicio de Notificación Simple y gestionar la clave de acceso IAM. Esta clave debe ser proporcionada por nuestro equipo técnico en el momento del pedido para activar el envío de SMS en su acceso. A continuación, podrá gestionar sus créditos y el seguimiento de los envíos en la consola de administración de AWS.

Nota: Si utiliza otro proveedor de SMS, contáctenos para que podamos revisar sus solicitudes de desarrollo.

Campos enviados

Estos son los campos enviados de forma predeterminada:

• Fecha
• Texto de la tarea o de la indisponibilidad
• Estado de la tarea o de la indisponibilidad
• El nombre de los recursos afectados
• Enlace al evento : el enlace aparecerá únicamente si el objetivo es un recurso. Al hacer clic en este enlace, si usted es un usuario de la planificación registrado, el evento se abrirá directamente en el planning, en la fecha del evento afectado. Si el objetivo es un cliente, este botón no aparecerá en el SMS.

Para cada destinatario objetivo (recurso, cliente y usuario), puede definir un idioma de comunicación entre los idiomas disponibles en la aplicación (francés, inglés, español, etc.). La notificación se enviará en el idioma elegido para cada destinatario objetivo.

El usuario que cree las notificaciones tendrá posibilidades de acuerdo con sus derechos de uso en el planning.

Gestión a nivel de los grupos de usuarios

Puede restringir el acceso a la gestión de las notificaciones (Menú Datos -> Notificaciones) a nivel del grupo del usuario. Para ello, solo tiene que ir al Menú Datos-Grupo, a continuación a la pestaña General y desmarcar la opción de Notificación en la sección Configuración interna del software.

Restricciones a nivel de los filtros

• Limitaciones de servicios : los servicios enumerados son los servicios sobre los que el usuario tiene derechos de lectura..
• Limitaciones de recursos : los recursos enumerados son los relativos a los servicios sobre los que el usuario tiene derechos de lectura.
• Limitaciones de textos : los textos enumerados son las relativas a los servicios sobre los que el usuario tiene derechos de lectura.

Restricciones a nivel de las acciones

• Restricción de objetivos usuario : Si el usuario tiene acceso a la gestión de los derechos de uso, podrá elegir cualquier usuario como objetivo. Si no tiene acceso a la gestión de los derechos, solo podrá seleccionar su nombre de usuario.

Restricción de acceso a las notificaciones creadas por otros usuarios.

La lista de las notificaciones es filtrada por usuario De hecho, un usuario solo ve las notificaciones que son relevantes para sus derechos de usuario.

Ejemplo 1: Notificaciones de vacaciones

Descripción

Cuando se cree un periodo de vacaciones en el planning de un empleado del servicio técnico, se notificará al responsable Paul por correo electrónico.
Cuando el empleador acepte o rechace el periodo de vacaciones (modificando el estado del evento), se notificará al empleado por correo electrónico

Cuadro de configuración

Nombre	Notificaciones de vacaciones Servicio técnico
Evento	Indisponibilidad
Filtros	Descripción = Días libres Departamento = Servicio técnico
Acciones	Acción 1 Cuando el evento es creado Tipo de acción = enviar un correo electrónico / Tipo de objetivo = Usuario / Selección usuario = Paul Acción 2 Cuando el estado se vuelve… Confirmado; Rechazado Tipo de acción = enviar un correo electrónico / Tipo de objetivo = Recurso

Ejemplo 2: Notificación de cita

Descripción

Para todos los empleados del servicio de marketing o comercial, cuando se crea, modifica o elimina una cita, el empleado recibe una notificación por correo electrónico.
Asimismo, el cliente recibe un correo electrónico cuando se confirma la cita.

Cuadro de configuración

Mis marcas : notificaciones en forma de marcas y lista

Una notificación informa al usuario de una creación o modificación de una tarea o de una indisponibilidad vinculada a la planificación. Las notificaciones las define el usuario y este recibirá aviso en cuanto haya una modificación mediante una marca roja y mediante una lista.

Para activar esta opción, vaya al menú Herramientas -> Opciones -> Evento y a continuación seleccione « Activar Mis marcas ». Seguidamente, en el menú Cuenta la opción "Mis marcas" aparecerá.

Cada usuario tendrá la posibilidad de configurar sus propias notificaciones. Podrá seleccionar el tipo de notificación que desee, añadido o modificación de eventos.

Por ejemplo, un director puede querer ser notificado cuando se añada una indisponibilidad nueva en el planning.

Marca roja: Cuando un usuario se conecta al planning, marcas rojas indican los eventos (tareas o indisponibilidades) que se han creado o modificado en el planning del recurso.

Lista de las notificaciones: También dispone de una lista de todas las notificaciones desde el menú Cuenta-> Mis marcas.

Para eliminar una notificación, le basta con abrir la tarea o la indisponibilidad notificada.